Processen beschrijven is ook een proces

“Hoe gaan we deze processen beschrijven?” vraagt je collega. “Is daar een format of een template voor?” Je andere collega’s kijken vragend naar jou. “Dat ligt eraan”, is je politiek correcte antwoord.

Niet iedere reeks processen vraagt om eenzelfde procesbeschrijving. Niet iedere wens om processen te beschrijven komt voort uit hetzelfde doel. Sommige processen moeten worden beschreven omdat het tijd is voor procesverbetering. Andere processen moeten worden beschreven omdat het belangrijk is dat iedereen op de hoogte is van elkaars werkzaamheden. De processen die je wil beschrijven, moeten soms heel algemeen blijven: die beschrijf je in grote lijnen. Maar het kan ook zijn dat je juist gedetailleerd te werk wil gaan, zelfs op het niveau van een letterlijke werkinstructie. En zo vraagt iedere procesbeschrijving om een andere methodiek en daarmee misschien om een ander systeem om in te werken.

Het verdient aanbeveling om er eens voor te gaan zitten om een procesbeschrijving te maken van het proces “processen beschrijven”. Want processen beschrijven an sich, dat is ook een proces. Zo ga je te werk:

• Maak een opsomming van scenario’s. In welke gevallen is het van belang dat er processen worden beschreven? Welke doelen kun je onderscheiden?
• Schrijf per scenario op in hoeveel detail je de processen wenst te beschrijven;
• Welke systemen gebruiken jullie om processen te beschrijven? Zijn die voor alle scenario’s en detailniveaus relevant?
• Maak afspraken met de betrokkenen over welke processen hoe moeten worden beschreven (welk detailniveau, in welk systeem, etc.);
• Plan interviews in met collega’s om informatie in te winnen over welke soorten hoofdprocessen er zijn en bij welke processen het van belang is dat ze worden beschreven en eventueel verbeterd. Maak een prioriteitenlijst.
• Ken je ze bij jou in de organisatie ook? De wandelende encyclopedieën? Collega’s met bergen ervaring en kennis dat je het gevoel hebt dat als je ze een vraag stelt, je vijf kantjes vol zou kunnen schrijven met het antwoord? Deze collega’s zijn onmisbaar voor je procesbeschrijvingen. Nodig deze collega’s zéker uit voor een gesprek en stel gerichte vragen.
• Beschrijf naar aanleiding van de vorige stappen verschillende methodes en wijs de processen die moeten worden beschreven een geschikte methode toe.
• Nu heb je een beter overzicht van de processen in je organisatie, welke soorten processen er zijn en welke gerichte aanpak deze behoeven en welke processen prioriteit hebben. Een mooie basis voor een goed actieplan!